Poszukiwany, poszukiwana: Specjalista / Specjalistka ds. Zamówień Publicznych

W Teatrze Komedia od prawie 70 lat bawimy publiczność Warszawy. Architektonicznie podobno najbliżej nam do neobaroku i socrokokowego koktajlu, ale my wolimy o sobie myśleć: biała perła na mapie zielonego Żoliborza. Jesteśmy miejską instytucją kultury, miejscem publicznym i dostępnym - czujemy się częścią wspólną warszawiaków i warszawianek, dlatego staramy się stale rozszerzać naszą ofertę kulturalną. Prowadzimy działalność polegającą na produkcji spektakli i innych przedsięwzięć o charakterze performatywnym, muzycznym i edukacyjno- społecznym. Nie posiadamy zespołu artystycznego, ale i bez niego czujemy się Zespołem. Stale rozwijamy nasze kompetencje, aby jeszcze skuteczniej realizować misję Teatru. W związku z tym, w tej chwili poszukujemy osoby, która obejmie samodzielne stanowisko i zapewni obsługę procedur z zakresu zamówień publicznych oraz merytoryczne wsparcie w obszarze polityki
zakupowej naszej instytucji.

Termin nadsyłania aplikacji upływa 20.10.2026 o godz. 23:59.

Do kluczowych obowiązków osoby, której poszukujemy, należeć będzie:

• obsługa i koordynacja zamówień o wartości równej lub przekraczającej 170 000 PLN
  netto
  1) analiza zgłaszanych potrzeb zakupowych jednostki oraz dobór właściwego trybu postępowania;
  2) kompleksowe przygotowywanie i prowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, w tym:
  a) przygotowywanie dokumentacji postępowania
  b) weryfikowanie opisów przedmiotu zamówienia pod kątem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych
  c) przygotowywanie i publikowanie ogłoszeń
  d) prowadzenie korespondencji z wykonawcami w toku postępowania, przygotowywanie wezwań do wykonawców, m.in. do złożenia, uzupełnienia lub wyjaśnienia dokumentów i oświadczeń
  e) udział w badaniu i ocenie ofert oraz dokumentów składanych przez wykonawców
  f) przygotowywanie informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty, odrzuceniu ofert, wykluczeniu wykonawców lub unieważnieniu postępowania
  g) kontrola spełnienia wymogów formalnych dla zawarcia umowy z wybranym wykonawcą
  h) prowadzenie pełnej dokumentacji postępowań i zapewnienie jej kompletności
  i) archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami wewnętrznymi;
  3) prowadzenie rejestru zamówień publicznych i bieżące aktualizowanie danych;
  4) przygotowywanie rocznych planów postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz ich aktualizacja;
  5) analizowanie możliwości i zasadności dokonywania zmian zawartych umów;
  6) przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień na potrzeby kontroli zamówień publicznych oraz dokumentacji związanej ze środkami ochrony prawnej.

• obsługa zamówień o wartości poniżej 170 000 PLN netto oraz zamówień z zakresu działalności kulturalnej (art. 11 ust. 5 pkt 2) ustawy Prawo zamówień publicznych
  1) przyjmowanie wniosków o wydatek oraz wniosków o wszczęcie postępowania dotyczących potrzeby realizacji zamówienia lub zamówienia kulturalnego;
  2) weryfikacja kompletności i poprawności dokumentacji dotyczącej zamówienia;
  3) weryfikacja przedmiotu zamówienia, jego zakresu, ilości, parametrów oraz przewidywanej wartości;
  4) ustalenie właściwego trybu postępowania zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi;
  5) udzielanie wykonawcom informacji dotyczących postępowania, w zakresie dozwolonym obowiązującymi procedurami, w toku trwania postępowania;
  6) rejestrowanie prowadzonych postępowań, przygotowywanie rocznych planów postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz ich aktualizacji;
  7) prowadzenie rejestru wniosków o zamówienia o wartości poniżej 170 000 PLN;
  8) wsparcie merytoryczne (konsultacje) pracowników komórek merytorycznych w zakresie przygotowania dokumentacji zamówieniowej, w tym opisu przedmiotu zamówienia, treści zapytania ofertowego lub treści ogłoszenia o udzielanym zamówieniu kulturalnym, na podstawie informacji przekazanych przez komórkę merytoryczną;
  9) wsparcie pracowników komórek merytorycznych w procesie analizy i weryfikacji ofert pod względem formalnym i zgodności z wymaganiami zamówienia;
  10) weryfikacja dokumentacji postępowania przygotowanej przez pracowników komórek merytorycznych,
  11) przygotowywanie okresowych zestawień i raportów dotyczących realizowanych zamówień.

• Zadania wspólne dla obydwu zakresów:
  1) kontrolowanie prawidłowości stosowania procedur zakupowych przez komórki organizacyjne jednostki;
  2) udzielanie pracownikom merytorycznym konsultacji i wsparcia w zakresie stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz wewnętrznych regulaminów;
  3) przygotowywanie wewnętrznych procedur, regulaminów i instrukcji dotyczących zamówień publicznych oraz ich aktualizacja;
  4) monitorowanie zmian w przepisach dotyczących zamówień publicznych oraz dostosowywanie procedur wewnętrznych do obowiązujących regulacji;
  5) współpraca z radcą prawnym, pracownikami merytorycznymi, działem księgowości i kierownikami i pracownikami komórek organizacyjnych;
  6) koordynowanie procesu akceptacji dokumentów zamówieniowych przez właściwe osoby,
  7) przygotowywanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach publicznych.

Czekamy na osobę, która:

• posiada doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku; dodatkowym atutem będzie znajomość specyfiki pracy w teatrze - samorządowej instytucji kultury;
• potrafi działać pod presją czasu, ma podzielną uwagę, nie obawia się samodzielnego podejmowania decyzji i potrafi rozwiązywać problemy;
• jest dyspozycyjna - może pracować m.in. w weekendy;
• dobrze czuje się w pracy w Zespole i z Zespołem - jest odpowiedzialna, świetnie zorganizowana i - kiedy trzeba - potrafi organizować pracę innym osobom;
• jest komunikatywna, cierpliwa, życzliwa oraz ma wysoką kulturę osobistą.

Czekamy z propozycją:

• stabilnych warunków zatrudnienia na umowie zlecenie lub na kontrakcie B2B;
• wysokość wynagrodzenia chcielibyśmy ustalić w drodze indywidualnych negocjacji oraz na podstawie proponowanych przez kandydata/kandydatkę kluczowych parametrów umowy, w tym w szczególności formy wypracowanej mechaniki pracy;
• współtworzenia i umożliwienia wprowadzania realnych zmian w organizacji, która się zmienia, rozwija i chce intensywnie działać dla pożytku publicznego;
• zachęty do podnoszenia kompetencji i rozwoju zawodowego: udziału w szkoleniach i
  kursach;
• wsparcia, rozumienia potrzeb i dbania o życzliwą atmosferę oraz wysoką kulturę pracy;
• puli bezpłatnych zaproszeń oraz biletów pracowniczych na wydarzenia własne Teatru.

Kandydatów/ki prosimy o przesyłanie aplikacji (CV) w języku polskim na adres: rekrutacja@teatrkomedia.pl podając w tytule wiadomości: „Specjalista/ka ds. zamówień w Teatrze Komedia”. Aplikacja musi zawierać oświadczenia i zgody dotyczące przetwarzania danych osobowych o treści:
Stosownie do przepisów RODO świadomie i dobrowolnie przekazuję swoje dane osobowe i
jednocześnie oświadczam, że są one zgodne ze stanem faktycznym i prawnym oraz że zapoznałem się z postanowieniami Klauzuli informacyjnej przetwarzania danych osobowych przez Teatr Komedia w Warszawie.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb rekrutacji (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) przez Administratora (Teatr Komedia w Warszawie). Wiem, że przysługuje mi prawo cofnięcia udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, a jej cofnięcie nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Wyrażam zgodę na przekazywanie przez Teatr Komedia w Warszawie na podany przeze mnie numer telefonu wszelkich informacji w zakresie rekrutacji/umowy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne.

Wyrażam zgodę na przekazywanie przez Teatr Komedia w Warszawie na wskazany przeze mnie adres e-mail wszelkich informacji w zakresie rekrutacji/umowy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

W przypadku chęci uczestnictwa w kolejnych naborach prowadzonych przez Teatr Komedia w Warszawie, prosimy o umieszczenie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez okres najbliższych 6 miesięcy.

Oświadczenie, o którym mowa może być sformułowane w następujący sposób:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach prowadzonych przez Teatr Komedia w Warszawie przez okres najbliższych 6 miesięcy. Wiem, że cofnięcie udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi i zaproszenia na spotkanie wybranych kandydatów/ek, a nawet do niewyłonienia w rekrutacji osoby na dane stanowisko w przypadku niespełnienia opisanych wyżej kryteriów.